Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Trackerosa (https://trackerosa.com/) jest ROSPRO Paweł Rosa, Pątnówek 23B, 59-222 Miłkowice, NIP 6912540404, REGON 381996702 („Administrator”). Kontakt w sprawach danych osobowych: contact@trackerosa.com.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta — adres e-mail, nazwa (opcjonalna), hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny), daty rejestracji, potwierdzenia adresu i akceptacji Regulaminu.
• Dane wprowadzane do serwisu — klienci (nazwa, e-mail, telefon, NIP, adres, opis), projekty, zadania, tagi, stawki i budżety, wpisy czasu, linki z raportami dla klientów.
• Zespoły — nazwa zespołu, członkostwo i rola w zespole oraz zaproszenia (adres e-mail zaproszonej osoby, rola, osoba zapraszająca, termin ważności).
• Połączenia z ClickUp — token API (przechowywany w postaci zaszyfrowanej), identyfikator listy i wybrana osoba. Zadania i komentarze pobierane z ClickUp nie są zapisywane w bazie — trafiają tylko do pamięci podręcznej na czas wybrany w ustawieniach połączenia (najwyżej 60 minut).
• Dane techniczne — adres IP, data i czas oraz adres żądania zapisywane w logach serwera.

W zakresie danych osobowych, które użytkownik wprowadza o swoich klientach i współpracownikach, administratorem jest użytkownik, a Administrator przetwarza je w jego imieniu na zasadach opisanych w Regulaminie (powierzenie przetwarzania danych).

3. Cele i podstawy przetwarzania

• założenie i prowadzenie konta oraz świadczenie usług serwisu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa);
• wysyłka wiadomości związanych z kontem: link aktywacyjny, zmiana hasła, powiadomienia o zmianie hasła lub adresu e-mail — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wysyłka zaproszenia do zespołu na adres podany przez osobę zapraszającą — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w umożliwieniu współpracy w zespole); zaproszenie nieprzyjęte wygasa po 7 dniach;
• bezpieczeństwo serwisu (ograniczenie liczby prób logowania i rejestracji, logi serwera) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
• rozliczenia i wystawianie faktur za płatne funkcje dodatkowe, gdy zostaną wprowadzone — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych);
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie adresu e-mail i hasła jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy użytkowników.

4. Odbiorcy danych

• OVHcloud — dostawca serwera, bazy danych i poczty e-mail; dane przechowywane są w centrach danych na terenie Unii Europejskiej.
• ClickUp — tylko gdy użytkownik sam połączy swoje konto ClickUp tokenem API; serwis pobiera wtedy dane z ClickUp w imieniu użytkownika (ClickUp działa w USA na podstawie własnego regulaminu i polityki prywatności).
• Członkowie zespołu — osoby w tym samym zespole widzą Twoją nazwę i adres e-mail; właściciel i partnerzy zespołu widzą także Twoje wpisy czasu w tym zespole.
• Odbiorcy linków do raportów — osoby, którym użytkownik przekaże link do raportu; zakres widocznych danych ustala użytkownik.
• organy publiczne — wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa.

Poza integracją z ClickUp włączaną przez użytkownika nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

5. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta i wprowadzone do serwisu — do czasu usunięcia konta; usunięcie konta w Ustawieniach usuwa je z bazy od razu, razem z zespołami, których jesteś właścicielem; Twoje wpisy czasu w zespołach innych osób zostają w tych zespołach bez danych autora („Usunięty użytkownik”), bo należą do rozliczeń zespołu;
• konta, których adres nie został potwierdzony linkiem aktywacyjnym, usuwamy po 7 dniach od rejestracji;
• dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi;
• logi techniczne — przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów;
• usunięte dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania w zwykłym cyklu tworzenia kopii.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii — w Ustawieniach → Konto („Pobierz moje dane”);
• sprostowania danych — w Ustawieniach i na stronach klientów, projektów i wpisów;
• usunięcia danych — w Ustawieniach → Konto („Usuń konto”);
• ograniczenia przetwarzania i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• przenoszenia danych — plik z danymi konta (JSON) oraz eksport raportów do CSV, Excela i PDF;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W sprawach, których nie da się załatwić w Ustawieniach, napisz na contact@trackerosa.com.

7. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy jako skróty kryptograficzne, a tokeny ClickUp w postaci zaszyfrowanej. Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do danych swoich zespołów, w zakresie wynikającym z roli (pracownik widzi tylko swoje wpisy, bez kwot); link do raportu daje wgląd tylko w dane wybrane przez użytkownika i można go w każdej chwili usunąć.

8. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis używa wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania:

Nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych i nie wczytujemy zasobów z serwerów zewnętrznych (fonty, ikony i skrypty pochodzą z serwera Trackerosa). Mechanizmy niezbędne do działania serwisu nie wymagają zgody; możesz je wyłączyć w przeglądarce, ale logowanie przestanie wtedy działać.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy e-mailem lub w serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://trackerosa.com/pl/privacy.